Virtuele meetings zijn dé nieuwe manier van vergaderen. Deze moderne, online manier van vergaderen komt dan ook steeds vaker voor. Face-to-face meetings zijn hierdoor steeds vaker verleden tijd.  Je hoeft een stuk minder te reizen en je kunt vanuit elke locatie inbellen. Superhandig toch? Nou…Niet altijd. Het is soms best een gedoe om deel te nemen aan zo’n meeting. Je collega hoort jou wel, maar jij hem niet. En hoe krijg je die camera ook alweer aan de praat? Of wie kent het niet: een foutmelding omdat je software niet up-to-date is. Voordat je het weet ben je 10 minuten verder.

Herkenbaar? Bekijk dan hieronder de do’s & don’ts van virtual meetings. Zo maak je een einde aan de wirwar van vragen én organiseer je virtuele meetings meteen een stuk efficiënter.

DO’s

1. Zorg ervoor dat je apparatuur werkt
Het is één van de grootste bedreigingen voor je productiviteit: niet-functionerende apparatuur. Efficiënte virtual meetings zijn simpel en minimalistisch. Wie heeft er nou zin om van tevoren uitgebreid camera’s, microfoons of software te moeten checken? Juist, niemand.

2. Gebruik video
Een voordeel van videoconferenties is dat je de gezichtsuitdrukkingen van je collega’s ziet. Klinkt gek, niet? Toch is het vooral heel erg handig. Doordat je elkaars reacties en emoties peilt, reageer je spontaner en actiever. Dit maakt je meeting veel productiever.

3. Have a break, have a coffee
Wist jij dat je na 20 minuten veel meer moeite moet doen om je goed te kunnen concentreren? Voel je vooral niet schuldig. Dit heeft iedereen namelijk, blijkt uit onderzoek. Last daarom af toe een pauze in. Zo blijft iedereen geconcentreerd en alert. Dit zorgt ervoor dat je collega’s meer informatie opslaan en actiever deelnemen aan een meeting. Fun fact: 68% van de mensen voelt zich productiever na een kopje koffie. Mooi meegenomen toch?

Video conferentie

DON’TS

1. Multitasken
Maar liefst 70% is bezig met andere taken tijdens een videocall. Wow. Het is verleidelijk om nog snel dat ene mailtje te beantwoorden of een afspraak voor de Apk-keuring te maken. Toch niet doen. Onderzoek toont keer op keer aan dat mensen niet efficiënt kunnen multitasken. Als je probeert te multitasken doe je maar liefst 2x (!) zo lang over een taak. Ook maak je dan meer fouten.

2. Off topic gaan
Als deelnemer moet je tijdens een video call opletten zodat je zoveel mogelijk informatie opvangt. Maar, het is óók aan de sprekers om deelnemers bij de les te houden. Zorg dus voor zo min mogelijk afleiding en dwaal niet af. Houd het relevant en stick to the topic.

3. Lawaaierige locatie
Deelnemen aan een virtual meeting vanuit je lawaaierige bureauplek is een echte no-go. Lawaai op de werkplek is één van de grootste storingsfactoren rondom een werkplek. In maar liefst 80% van de gevallen met geluidsoverlast of achtergrondlawaai leidt tot een verminderde productiviteit. Natuurlijk heeft dit heeft ook invloed op de efficiëntie van een virtual meeting. Bel daarom in vanuit een rustige locatie, zodat je elkaar goed verstaat. Say what?

Toch wel handig, die virtual meetings 

Als je het goed aanpakt, zijn virtual meetings een geweldige tool voor samenwerking. Met bovenstaande tips & tricks ben je al een heel eind op weg naar efficiënte en productieve meetings.  Benieuwd hoe wij je hier nog verder bij kunnen helpen? Neem gerust eens contact op met een van onze Workplace & Mobility specialisten.

Dit vind je misschien ook wel interessant:

 

Sluit Menu