Veel organisaties hanteren nog steeds handmatige processen in hun printomgeving en werken daardoor inefficiënt. Zonde, want dit leidt vaak tot onproductieve werknemers, langere doorlooptijden en een chaotisch document management. De oplossing? Software as a Service (SAAS). Hiermee automatiseer jij al jouw printprocessen. Zo kunnen jouw werknemers productiever aan de slag, dalen de bedrijfskosten én verlaag je je foutgevoeligheid.
Automatiseren én digitaliseren met SAAS
Software as a Service (SAAS) bestaat al sinds 2000. Maar toch wordt het nu pas echt populair. Waarom? Het is nu nog beter ingericht om softwaretoepassingen te leveren aan bedrijven en deze via de Cloud te gebruiken als een service. Met SAAS beheer je eenvoudig en kosteneffectief jouw document management en gebruikerstoegang in je printomgeving. Betrouwbaar, flexibel én altijd beschikbaar.
Zo is het niet langer nodig om servers en softwareversies op locatie te beheren. In vergelijking met een traditionele ERP ligt het eigendom van de software bij SAAS extern. Zo verandert SAAS printing de manier waarop we printen, werken én hoe we onze documenten beheren.
Bij SAAS betaal je naar gebruik en ‘huur’ je als het ware de software. Je kunt in de software wel aanpassingen maken maar de basis blijft altijd hetzelfde. SAAS is hierdoor enorm populair en zal in de toekomst ook zeker steeds meer terrein gaan winnen. Maar wat zijn nu de concrete voordelen? Lees hier mee, wij geven jou een top 4.
1. Sneller aan de slag met SAAS
Een probleemloos IT leven, de droom van elke IT manager.
SAAS biedt een handige en eenvoudige oplossing voor iedereen. Zo hoeven gebruikers zich geen zorgen meer te maken over software of besturingsprogramma’s. Het opzetten van cloud printing via een SAAS-model is eenvoudig en snel gedaan.
De software bij een SAAS constructie wordt gehost door een SAAS-provider. Als klant ben je dus niet verantwoordelijk voor upgrades, installaties, onderhoud of het aansluiten van nieuwe gebruikers op het systeem.
2. Altijd gebruikmaken van de nieuwste software
Technologie staat niet stil.
Nieuwe software of digitalisering brengt vaak veel zorgen bij een IT manager. Want hoe implementeer je dit probleemloos in je organisatie? Stel dat er gegevens verloren gaan, de migratie gaat niet goed, of het lijkt onverhoopt niet compatibel met je huidige IT omgeving. Misschien is het makkelijker om dan toch maar bij je oude omgeving te blijven… Zonde, want nieuwe software hoort jouw organisatie vooruit te helpen, niet te hinderen.
Met SAAS printen hoef jij je geen zorgen te maken over het upgraden en updaten. De cloud zorgt ervoor dat software-upgrades automatisch en in realtime plaatsvinden. De nieuwste functies en fixes zijn daarom áltijd up-to-date.
3. Lagere IT kosten in jouw organisatie
Betaal naar verbruik, zonder hoge kosten vooraf.
Met SAAS is een hoge initiële investering niet nodig. Zo wordt document management nog goedkoper. Je betaalt alleen maandelijkse – of jaarlijkse abonnementskosten voor het gebruik van CRM as a Service. Als gebruiker hoef je dus geen hardware te kopen, te installeren óf te updaten. Het inhuren van IT personeel is dus ook niet nodig. Dus, in plaats van een enorme vooruitbetaling met een on-premise oplossing, kan SAAS worden gezien als een operationele uitgaven.
Zó verlaag je jouw printkosten en de noodzaak om hardware en software aan te schaffen, te implementeren en te beheren. Dat is één van de redenen waarom SAAS favoriet is bij kleinere bedrijven en start-ups. Meer weten over Document Management? Download hier onze infographic.
4. Een veilige printomgeving met SAAS
Veiligheid staat voorop
Maar liefst 66% van alle IT professionals geeft aan dat veiligheid hun grootste zorg is bij het aannemen van een cloud bedrijfsstrategie. Het lijkt dan vaak ook tegenstrijdig om je data op een server buiten je organisatie te zetten. Want dit is toch nog gevaarlijker? Toch klopt dit niet helemaal.
Vaak je data namelijk in de cloud beter beschermd dan in een lokale on-premise omgeving. Met de laatste technologieën, firewalls, antivirussoftware en andere beveiligingstools wordt data in een cloudomgeving enorm zwaar beveiligd.
Ben jij al nieuwsgierig geworden naar SAAS voor jouw printomgeving? Neem dan contact op met een van onze specialisten. Zij helpen jou graag verder. Bekijk ook onze whitepaper over digitalisatie. Het start begint bij jouw printafdeling. Lees hier hoe je dit aanpakt.
