Door bij de migratie naar Windows 11 gelijk ook je devices te vernieuwen, weet je zeker dat je van de verhoogde gebruikerservaring en betere beveiliging kunt profiteren. Maar hoe zorg je dat de uitrol van nieuwe hardware vlekkeloos verloopt? Teamlead Projectmanagement Rick van den Boorn vertelt hoe ARP je helpt bij het plannen en coördineren van dit proces.
De aanpak van ARP
Onze aanpak is gebaseerd op een krachtige samenwerking tussen jou, een solution developer, en een projectmanager. Samen zorgen we voor een vlotte en gestroomlijnde implementatie van nieuwe apparaten. Voor de planning hanteren wij drie fasen.
1. Initiatiefase
2. Executiefase
3. Evaluatiefase
Zelf uitrollen, uitrol deels ondersteunen of kiezen voor volledige ontzorging
Aan de uitrol van hardware gaat een selectie- en salesproces vooraf. Dit heb je samen met een consultant van ARP doorlopen. Je selecteert op basis van de wensen en behoeften van jouw organisatie nieuwe devices en krijgt de keuze om zelf de uitrol te organiseren, deze deels te laten ondersteunen of voor volledige ontzorging te gaan.
1. Initiatiefase
Kies je voor een gedeeltelijke of volledige ondersteuning van de uitrol, dan schakelt ARP een projectmanager uit het team van Rick in. Die loopt het proces met je door en kijkt welke delen van de uitrol ARP voor je gaat verzorgen. Na een eerste bespreking brengt je accountmanager alle hardware die jouw organisatie gebruikt in kaart. Daarbij komt naar voren welke hardware met Windows 11 te gebruiken is en welke devices veilig en AVG-compliant gerecycled moeten worden.
Samen tot een projectplan komen
De projectmanager van ARP betrekt tijdens de initiatiefase alle interne en externe betrokkenen bij de planning. Rick: “Onze projectmanagers beginnen met een kick-off bij de klant. Daar bespreken we de order en de aandachtspunten waar wij rekening mee moeten houden. Denk daarbij aan de beschikbaarheid van betrokkenen, locatie van uitgifte en aangevraagde services en ondersteuning. Op basis hiervan maken wij een projectplan. Dat stemmen we af met de klant. De projectmanager bewaakt vervolgens tijdens het project de voortgang.”
De uitrol van nieuwe devices voorbereiden
In het projectplan legt de projectmanager vast wat er gaat gebeuren, wie erbij betrokken is en hoe het gebeurt. Ontvangen medewerkers de devices thuis? Organiseer je een centrale roll-out bij een uitgiftebalie? Welke asset tags worden gebruikt? Wat leg je vast in de CMDB (Configuration Management Database)? Welke images zijn er nodig? Kies je voor verpakkingsvrije levering? En ga zo maar door.
Planningstool
ARP doorloopt alle opties en scenario’s met je. De projectmanager laat zien hoe ARP de druk op jouw IT-afdeling zo veel mogelijk weg kan nemen. Bij volledige ontzorging coördineert de projectmanager de uitrol met een eigen planningstool. Deze tool is eventueel ook als optie af te nemen. De planningstool biedt medewerkers toegang tot een portaal om hardware te kiezen en stuurt ze reminders om dit ook te doen. Projectbeheerders kunnen deze informatie direct meenemen in de planning. De planningstool biedt ook de mogelijkheid om een tijdslot te kiezen om het device op te halen, het registreren van oude hardware, en het plannen van de CMDB registratie. En tekening voor ontvangst inclusief bruikleenovereenkomst digitaal.
Pilot van de uitrol
De laatste stap in de initiatiefase is een pilot van de uitrol. Laat je de devices bij medewerkers thuis bezorgen? Dan verstuur je bij de pilot een paar devices en controleer je alles naar wens verloopt. Komt er een uitrol op locatie? Dan controleert de projectmanager tijdens de pilot die locatie.
2. Executiefase
Door vooraf goed over de uitrol na te denken, voorkom je verrassingen tijdens de uitgifte. Als de pilot voor verzending naar medewerkers thuis goed loopt, kun je met vertrouwen alle devices gaan versturen. Plan je uitrol op locatie, dan is een strakke planning met goed ingerichte tijdslots nodig. Rick: “Niemand wil 16 pallets met laptops opslaan die pas over 16 weken worden uitgedeeld. Wij zorgen daarom dat de spullen precies op tijd aankomen.”
Tijdslots plannen
Door tijdens de initiatiefase zo veel mogelijk informatie op te halen, kun je heel precies plannen wie er op welk tijdstip de hardware komt ophalen. Eventueel is de planningstool in te zetten om hier overzicht op te houden. Het belangrijkst is een uitgifteplan waar zo min mogelijk mee mis kan gaan. Rick: “Om te voorkomen dat er bij de uitreiking vertraging ontstaat, halen we qua werkzaamheden zo veel mogelijk variabelen uit dit proces.”
Hou de uitrol van hardware voorspelbaar
Het werk van mensen bij de uitgiftedesk bestaat tijdens de uitrol uit voorspelbare acties. Rick: “Mensen krijgen een nieuw device en een handleiding, geven oude spullen terug, vullen eventueel een wachtwoord in en zetten een handtekening.” De baliemedewerker registreert – eventueel in de planningstool – de uitgeleverde hardware in de CMDB. De medewerker neemt de nieuwe hardware en een handleiding mee, en loopt door naar een locatie die ingericht is om de devices in gebruik te nemen.
Floorwalkers en installatiegemak
Door de ingebruikname van de hardware weg te halen bij de uitgiftedesk, voorkom je dat de planning stokt als iemand vragen heeft. Projectmanagers plannen bij voorkeur een aparte ruimte waar medewerkers hun devices in gebruik kunnen nemen. Daar lopen floorwalkers rond die vragen beantwoorden en mensen kunnen ondersteunen. Wie aan de handleiding genoeg heeft, kan zelf snel aan de slag. Wie vragen heeft, krijgt extra aandacht. Floorwalkers versnellen de adoptie van de devices en nemen daarmee druk op de IT-afdeling van jouw organisatie weg.
3. Evaluatiefase
Als alle hardware in de organisatie is uitgerold, rondt ARP het project af. Onderdeel van die afronding is de trade-in van oude devices. Alle hardware die ARP inneemt, doorloopt een gecertifieerde procedure voor gegevensverwijdering. Jouw organisatie krijgt een officieel ADISA-certificaat en je hardware krijgt (waar mogelijk) een tweede leven. Zo dragen we bij aan een duurzamere toekomst.
ARP evalueert ieder project dat is afgerond. Rick: “We vragen onze klanten aan het einde van de uitrol om een survey in te vullen. Deze feedback gebruiken we bij een interne evaluatie waarmee we onze ervaring borgen. Dat is de geheime kracht van ARP projectmanagement: onze klanten rollen eens in de paar jaar nieuwe hardware uit. Wanneer ze gebruik hebben gemaakt van onze project management diensten, vragen ze dit ook bij de nieuwe hardware vervanging aan. Wij begeleiden jaarlijks tot wel 50 van dit soort projecten. Met die ervaring kunnen we je volledig ontzorgen.”
Volledige ontzorging
ARP projectmanagement ondersteunt je bij de uitrol van hardware. Rick: “Ik raad altijd volledige projectondersteuning aan. Je maakt het je medewerkers makkelijker, versnelt de adoptie en neemt IT en de servicedesk veel werk uit handen. Als je kijkt hoeveel klanten bij ons terugkomen, dan zie je dat het werkt. Zodra je ervaart hoe soepel de uitrol verloopt als je een specialist inzet, wil je niet meer zonder.”
"Zodra je ervaart hoe soepel de uitrol verloopt als je een specialist inzet, wil je niet meer zonder".
Powered by
