Zakelijk printen beperkt zich niet langer tot de grote apparaten die we jaren geleden op onze kantoren tegenkwamen. De markt is veranderd en daarmee de zakelijke printoplossingen ook. Uit welke oplossingen kun je anno 2024 kiezen, en wat is slimmer om te doen? Printers kopen óf Printing as a Service? Wij leggen je het uit.
Neem contact op met onze print specialist.
Multifunctional Printers op kantoor
Staan op jouw kantoor nog steeds de grote Multifunctional Printers (MFP’s)? Deze hebben de meest uitgebreide pakketten aan functies.
Voor op kantoor zijn deze opties handig, om zo zoveel mogelijk werknemers te kunnen voorzien van hun printbehoeften. Je kunt er vaak niet alleen A4-pagina’s mee printen, maar ook A3 of andere formaten. Uiteraard hoort hierbij ook de mogelijkheid tot het scannen van documenten.
Een MFP – ja of nee?
Van alle zakelijke printoplossingen is de Multifunctional Printer het meest compleet. Ze zijn geschikt voor een groot printvolume en de bijgevoegde apps verbeteren automatisch de workflow, zodat scanopdrachten direct op de eindlocatie in een cloudapplicatie worden geplaatst. Scheelt dat niet veel tijd?
Alles zit dus erop en eraan. Maar is dat voor jouw organisatie eigenlijk wel nodig? Printen jouw werknemers doorgaans alleen simpele A4’tjes? Dan zijn additionele applicaties en al die andere uitgebreide mogelijkheden helemaal niet nodig.
Daarnaast worden kantoorprinters een stuk minder gebruikt door het vele thuiswerken. Daarmee is een grote MFP een onnodig grote investering voor een paar geprinte pagina’s per maand. Kijk dan vooral naar kleinere modellen óf Printing as a Service.
Print thuis!
Sinds begin 2020 werken we veel meer thuis dan voorheen. Zoals eerder benoemd heeft dat ook het nodige effect gehad op het printgebruik op kantoor. Als reactie hierop zijn meerdere kleine printapparaten gelanceerd, die dezelfde specificaties aanbieden als de grote, zakelijke modellen.
Thuisprinten – makkelijk of juist lastig te regelen?
Doordat deze printers compact zijn plaats iedereen deze modellen gemakkelijk thuis. Zo kun je ze eenvoudig verplaatsen, waar je kantoor thuis ook is. Met een handig inktabbonnement bied je je werknemers periodiek nieuwe inkt aan, zodat je ze altijd naar hartenlust kunnen printen.
Ideaal, maar met zo’n thuisprinter ligt de balans af en toe wat scheef. Want die printer staat bij werknemers thuis, die ze gebruiken vóór werk. Wie betaalt dan wat? Zorgt jouw werknemer zélf voor een printer? Dan heb je het bijkomende beveiligingsrisico dat je niet weet hoe deze apparaten beveiligd zijn. Best gevaarlijk wanneer er zakelijke, eventuele betrouwbare, documenten op worden uitgeprint.
Cloud printing
In het verleden was het alleen mogelijk om binnen jouw bedrijfsnetwerk printopdrachten te versturen. Anno 2024 stappen steeds meer bedrijven over naar een cloudvariant.
Wel of niet in de cloud?
Met printen in de cloud zijn je werknemers niet langer gebonden aan hun werkplek op kantoor om te printen. Op deze manier is het namelijk mogelijk om vanuit thuis, onderweg of vanuit een flexwerkplek te printen. Zo hoef je als IT-afdeling geen extra serverruimte meer te reserveren voor printopdrachten.
Naast deze voordelen moet je wel alert zijn op de beveiliging van je printer. Worden printopdrachten niet encrypted? Dan loop je kans dat een hacker deze kan onderscheppen.
Print je werknemer via de cloud vanuit kantoor? Dan is er geen gevaar: de data blijft dan beschermt binnen het eigen bedrijfsnetwerk.
Printers kopen vs. Printing as a Service: wat is de juiste keuze?
Heb je voorkeur voor het kopen van een printer? Dan ben je over het algemeen vaak iets goedkoper uit. Je bent dan direct eigenaar en je zit ook niet vast aan een leverancierscontract.
Gaat een printer kapot? Dan ben jij verantwoordelijk voor de reparatie én eventueel een vervangend model. Deze constructie vereist wel een initiële investering voor de aanschaf van alle printers. En dat bedrag heeft niet ieder bedrijf klaarliggen.
Printing as a Service
Om zo’n grote investering te voorkomen kun je gebruik maken van Printing as a Service.
Dit is een zakelijke printoplossing, in de vorm van een abonnement. Voor een vast bedrag per printer, per maand, ben je altijd voorzien van een werkend apparaat. Hierbij zitten de kosten voor onderhoud, reparatie, papier en inkt al inbegrepen. Bij deze vorm heb je voorspelbare kosten: je weet precies hoeveel je per maand kwijt bent aan je printers.
Powered by
