Gegevens­bescherming

Welkom op onze website! Fijn dat u interesse heeft in onze onderneming. Voor ons is een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de eisen die de toepasselijke privacywetgeving stelt, met name de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU AVG). 

In deze privacyverklaring informeren wij u over het verwerken van uw persoonsgegevens en over de aan u toegekende rechten. Houd er rekening mee dat persoonsgegevens (in deze privacyverklaring ook “gegevens” of “uw gegevens” genoemd) alle informatie of informatiesets omvatten waarmee wij u direct of indirect persoonlijk kunnen identificeren, met name aan de hand van een identificerend kenmerk, bijvoorbeeld voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook uw IP-adres. 

Wij raden u ten sterkste aan om de tijd te nemen deze privacyverklaring in haar geheel te lezen. Verstrek ons alsjeblieft geen gegevens als u niet instemt met deze privacyverklaring.

Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring zet uiteen hoe wij uw gegevens verzamelen en gebruiken, bijvoorbeeld wanneer u:

• onze website bezoekt of gebruikt;
• een klant en/of eindgebruiker van een klant van ons wordt c.q. bent;
• zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief; 
• een whitepaper download;
• bij ons solliciteert;
• deelneemt aan onze winacties;

of anderszins (direct of indirect) contact met ons opneemt/hebt in uw hoedanigheid van klant, leverancier, servicepartner of andere persoon met een belangstelling voor onze organisatie. 

Soorten betrokkenen

In het kader van onze diensten kunnen wij persoonsgegevens verzamelen met betrekking tot:

• onze B2B-klanten, andere contractpartijen en potentiële klanten, voor zover zij actief zijn als zelfstandig ondernemer of vennootschap onder firma (in welk geval gegevens die direct of indirect met deze partijen verband houden volgens de AVG als persoonsgegevens worden beschouwd);
• contactpersonen, vertegenwoordigers, ondertekenaars, bestuurders, uiteindelijk belanghebbenden en werknemers van onze B2B-klanten, andere contactpartijen en potentiële klanten;
• Bezoekers van onze website.

Soorten persoonsgegevens en bronnen van herkomst van persoonsgegevens

Welke gegevens wij verwerken, wordt bepaald door de betreffende context. Dit hangt ervan af of u bijvoorbeeld een aanvraag indient via ons contactformulier of misschien wel bij ons solliciteert.

Let erop dat wij informatie voor speciale verwerkingssituaties zo nodig ook apart op een geschikte plek ter beschikking stellen, bijv. ten aanzien van het uploaden van sollicitatiedossiers.

Bezoek website: Tijdens het bezoek aan deze website brengt uw browser de volgende soorten gegevens over, die bij ons worden opgeslagen: het IP-adres van de computer, de serveraanvragen (bijv. opgevraagde pagina’s) en het tijdstip, het type browser, de referrer-URL (dit is het adres van de website, die u voor de onze heeft bezocht, als u via een hyperlink op onze website terecht bent gekomen).

De eerste drie soorten gegevens zijn technisch vereist teneinde de opgevraagde pagina’s van deze website goed weer te geven. Daarnaast kunnen wij deze gegevens zo nodig gebruiken om een veilig beheer van deze website te handhaven (bijv. het beschermen van de website tegen hacking). De referrer-URL wordt in anonieme vorm gebruikt voor advertentiestatistieken. Voor veiligheidstechnische redenen en vooral ter bescherming van onze webservers tegen aanvalspogingen worden dit soort gegevens conform artikel 6 lid 1 onder f AVG eveneens voor bepaalde tijd opgeslagen, doch uiterlijk 24 uur.

Contactaanvraag: Via onze website kunt u verschillende aanvragen doen, bijvoorbeeld vragen stellen over een bestelling of opmerkingen plaatsen over onze website. Afhankelijk van de aanvraag kunt u contact opnemen via een telefoonnummer en/of een contactformulier. Via dit contactformulier kunt u ons de vereiste contactgegevens (bijv. naam, telefoonnummer of e-mailadres) en uw bericht sturen. Deze gegevens worden gebruikt voor het klantencontact en voor het beantwoorden/voldoen aan uw verzoek. 

Online sollicitaties: Mogelijk kunt u via een online sollicitatietool op onze website solliciteren op een concrete vacature of kunt u ons een open sollicitatie toesturen. Voor de afhandeling van de sollicitatieprocedure worden noodzakelijkerwijs aanhef, naam, voornaam en contactgegevens verzameld. Om technische en wettelijke redenen wordt bovendien het IP-adres verwerkt. Alle andere gegevens worden op vrijwillige basis verzameld en verwerkt. Als u tijdens de sollicitatie uw profielen op social media vermeld, dan gebruiken wij ook deze gegevens die wij toelaatbaar verkregen hebben via deze openbare zakelijke netwerken.

Bij het verzamelen van uw persoonsgegevens in het kader van de vacatureportal wordt gelet op het beginsel van minimalisering van de gegevensverwerking en een zo beperkt mogelijke gegevensopslag, doordat u alleen die gegevens hoeft in te vullen die we nodig hebben om uw sollicitatiedossier te controleren, zoals bijv. uw CV, of waartoe wij wettelijk verplicht zijn om ze te verzamelen. Deze verplichte gegevens zijn voorzien van een *(sterretje). Zonder deze gegevens kunnen wij uw sollicitatiedossier helaas niet controleren en daarom weigert ons sollicitatiesysteem in dit geval het uploaden van uw sollicitatiedossier. Uiteraard kunt u vrijwillig gegevens toevoegen aan uw sollicitatieformulier.

Wij zijn ons bewust van het belang van uw gegevens en verwerken de door u in het kader van het sollicitatieformulier ingevulde persoonsgegevens alleen met als doel de effectieve en correcte afhandeling van de sollicitatieprocedure en om in het kader van het sollicitatieproces contact met u op te nemen. Geen gegevens worden aan derden verstrekt zonder uw toestemming.

Om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen, nemen wij passende veiligheidsmaatregelen. Uw sollicitatiedossier wordt door ons sollicitatiesysteem in gecodeerde vorm verzonden.

Wij slaan uw gegevens voor bovenstaande doelstelling op, totdat de sollicitatieprocedure is afgesloten en desbetreffende termijnen zijn verlopen. U kunt uw sollicitatiedossier langer door ons laten opslaan, indien u ons hier expliciet toestemming voor geeft. Uw toestemmingsverklaring kunt u uiteraard te allen tijde zonder opgave van redenen voor de toekomst herroepen. Hiervoor verwijzen wij u naar de contactgegevens.

Nieuwsbrieven: Via onze website kunt u zich aanmelden c.q. abonneren voor onze nieuwsbrief. Wanneer u ons daarvoor expliciete toestemming geeft, bijvoorbeeld door uw e-mailadres voor dat doeleinde in te vullen of een check-box aan te vinken, wordt u toegevoegd aan de lijst van abonnees. Hierbij wordt gelet op het beginsel van minimalisering van de gegevensverwerking en een zo beperkt mogelijke gegevensopslag. De verplichte velden betreffen enkel e-mailadres en naam en die gegevens worden gebruikt voor het versturen van de gepersonaliseerde nieuwsbrief. Om technische en wettelijke redenen wordt bij het abonneren op de nieuwsbrief ook uw IP-adres verwerkt.

Wanneer u al bepaalde producten of diensten van ons afneemt, kunnen wij u ook op de hoogte houden van gerelateerde producten of diensten, tenzij u aangeeft dat niet op prijs te stellen, bijvoorbeeld door een check-box uit te vinken.

Daarbuiten wordt uw e-mailadres alleen met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. U kunt zich natuurlijk altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de link onderaan elke nieuwsbrief en zodoende uw toestemming herroepen. Verder kunt u zich ook altijd direct afmelden voor de nieuwsbrief via onze website.

Winacties: Mogelijk kunt u van tijd tot tijd deelnemen aan winacties. Hierbij is het afhankelijk van de winactie, welke gegevens precies worden verzameld. Meestal worden gegevens zoals naam, voornaam en contactgegevens.

Downloaden digitale informatie/whitepapers: Via onze website kan het mogelijk zijn digitale informatie te downloaden. Teneinde deze informatie te downloaden, wordt u gevraagd uw voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, de naam van de organisatie waar u werkzaam bent en uw functietitel bij ons achter te laten.

Mobile Device Management (Apple-devices): Mogelijk maakt u gebruik van een MDM-oplossing ten aanzien van onze Apple-devices. Deze oplossing zorgt ervoor dat alle mobiele toestellen (smartphones, tablets en laptops) via een overzichtelijke online omgeving beheerd kunnen worden.

Typeform: Ter zake verschillende projecten, waaronder het Choose Your Own Device Project (CYOD-project), kunt u gebruikerskeuzes achterlaten middels online formulieren via het programma Typeform. Met deze online formulieren worden uw voornaam, achternaam en e-mailadres verzameld. Deze gegevens worden op vrijwillige basis verzameld en verwerkt.

Mailchimp: Ter zake van het versturen van geautomatiseerde emailcampagnes maken wij gebruik van het programma Mailchimp. Betreffende emailcampagnes worden in samenspraak met u uitgestuurd, of u heeft zich hiervoor aangemeld via een formulier. De e-mails van deze campagne bevatten bijvoorbeeld couponcodes of links naar een typeform formulier. Ten behoeve van de emailcampagne worden  uw voornaam, achternaam en emailadres verzameld. Deze gegevens worden op vrijwillige basis verzameld en verwerkt. Mailchimp houdt ook bij wat u met een e-mail doet (openen, klikgedrag, heatmapping etc.).

Beheersoftware: Ter zake van het Mobile Device Management ten aanzien van onze producten maken wij gebruik van software programma’s zoals Jamf en Samsung Knox. Met deze beheeroplossingen dient u zélf een gebruikersaccount aan te maken. Wij kunnen vervolgens inzien welke apparaten u bij ons heeft afgenomen en welke applicaties op de apparaten zijn geïnstalleerd. Alle apparaten zijn gekoppeld aan een naam of nummer. 

Openbare registers: Via openbare registers is voor ons informatie openbaar toegankelijk, zoals bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel of op openbare websites.

Doeleinden en rechtsgrondslagen voor gegevensverwerking

Bij de verwerking van persoonsgegevens worden de bepalingen van de AVG en alle overige geldende bepalingen inzake gegevensbescherming nageleefd. Rechtsgrondslagen voor de gegevensverwerking vloeien in het bijzonder voort uit artikel 6 AVG.

Wij gebruiken uw gegevens voor zakelijke betrekkingen, het vervullen van contractuele en wettelijke verplichtingen, het uitvoeren van contractuele relaties, het aanbieden van producten en services evenals het versterken van klantrelaties, wat ook analyses voor marketingdoeleinden, klanttevredenheidsenquêtes en mailings kan bevatten. Bijv. wanneer u zich aanmeld voor onze nieuwsbrief en daarbij uw gegevens invoert, verwerken wij uw gegevens voor het afhandelen en leveren van de nieuwsbrief. Indien u uw gegevens achterlaat bij het downloaden van een van onze whitepapers, dan verwerken wij uw gegevens om vervolgens telefonisch contact met u op te nemen en passende informatie en aanbiedingen met u delen (lees: telemarketing). Ook kunnen wij via e-mail contact met u opnemen, nadat u bij ons een whitepaper heeft gedownload (lees: digitale direct marketing). Wanneer u uw gegevens achterlaat zodat wij contact met u op kunnen nemen over onze producten of diensten, dan verwerken wij uw gegevens voor dat doeleinde. In dergelijke gevallen is de wettelijke verwerkingsgrondslag zowel uw toestemming als de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren of voor te bereiden. Daarnaast kan de rechtmatigheidsgrondslag van het gerechtvaardigde belang bestaan. Stel, u maakt uw persoonsgegevens bij ons bekend als zijnde een natuurlijke persoon die een beroep of bedrijf uitoefent, dan mogen wij als organisatie uw gegevens gebruiken voor telefonische verkoop en digitale direct marketing en zijn wij niet verplicht uw voorafgaande toestemming te vragen, mits u op voorhand over dit gegeven duidelijk bent geïnformeerd. Zekerheidshalve merken wij op dat wij bij elk telefoongesprek en in de footer van elke e-mail de mogelijkheid bieden om verzet aan te tekenen (opt-out). Zodra u dat doet, dan zullen wij uw gegevens niet meer verwerken voor telemarketing en digitale direct marketing.’’

NB: Een verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgebonden gegevens als bedoeld in artikel 9 lid 1 AVG gebeurt alleen dan, als dit op grond van rechtsregels noodzakelijk is en er geen reden is om aan te nemen dat uw legitieme belangen bij uitsluiting van de verwerking prevaleren.

Opslagduur van de gegevens

Wij slaan uw gegevens op, zolang als wij ze nodig hebben voor de betreffende verwerkingsdoelstelling. Persoonsgegevens die in het kader van het contract zijn verkregen, worden bewaard gedurende de hele looptijd van het contract en daarmee verband houdende overeenkomsten die wij met u aangaan, en, na beëindiging daarvan, in overeenstemming met de wettelijke verjaringstermijnen.

Persoonsgegevens die op een geretourneerd apparaat staan, ter zake van de duurzame afvoer, worden gewist.

Let erop dat vele bewaartermijnen bepalen dat gegevens verder opgeslagen (moeten) worden. Dit betreft vooral verplichte commercieel-juridische en fiscaal-juridische bewaarverplichtingen (bijv. het Wetboek van Koophandel, Belastingwet, enz.). Wij bewaren uw persoonsgegevens dus alleen gedurende langere perioden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld door wettelijke voorschriften op het gebied van administratieverplichtingen, bewaarplichten of belastingverplichtingen), of wanneer dit noodzakelijk is om onze belangen te beschermen in het kader van gerechtelijke procedures. Hierbij komt dat wanneer wij met u overeenkomen dat wij uw gegevens langer voor u bewaren zodat u deze nog kunt raadplegen, bewaren wij uw gegevens totdat u aangeeft dat de gegevens verwijderd moeten worden.

Voor meer informatie over de specifieke bewaartermijnen die van toepassing zijn voor uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen met onze Privacy Afdeling via privacy.nl@arp.com.

Verstrekking van gegevens aan derden / Ontvangen van gegevens van derden

In verband met de hierboven vermelde doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden, zoals dienstverleners die wij inschakelen voor de uitvoering van het contract die wij met uw onderneming zijn aangegaan.

Binnen onze onderneming waarborgen wij dat alleen die personen uw gegevens ontvangen, die deze nodig hebben voor het vervullen van contractuele en wettelijke verplichtingen.

Onze onderneming is voor verschillende processen aangesloten bij het concern “Bechtle AG” en andere Bechtle-dochtermaatschappijen. In het kader van aankopen en aanvragen kan het voorkomen dat ondernemingen van Bechtle hierbij betrokken zijn.

Daarnaast kan het noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst met uw organisatie, dat wij uw gegevens aan een toeleverancier verstrekken. Zo verstrekken wij de adresgegevens van uw organisatie aan onze vervoerder, om producten te kunnen bezorgen. Wanneer u producten en of diensten van ons wilt ontvangen, dan kunnen voor dat doeleinde ook uw contactgegevens aan de vervoerder worden verstrekt. Ook kan het bijvoorbeeld nodig zijn dat een betaaldienstverlener of financiële instelling uw persoonsgegevens verwerkt, om de overeenkomst met u uit te voeren of voor te bereiden, of om een krediet- en verificatiecheck uit te voeren. Daarnaast kan het zo zijn dat een fabrikant of (online) softwareaanbieder van wie u via ons een product of dienst van afneemt of wilt afnemen, uw gegevens nodig heeft om een overeenkomst met u uit te voeren of voor te bereiden. Tevens kunnen wij contactgegevens of bedrijfsgegevens ontvangen van fabrikanten van hardware of leveranciers van softwareproducten, of via de Kamer van Koophandel.

Uiteraard kunnen wij in geval van een vermoeden van fraude of misbruik van onze website persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen. Dit gebeurt dan op grond van het gerechtvaardigde belang dat wij en anderen hebben dat onze website niet wordt misbruikt voor frauduleuze of anderszins onrechtmatige doeleinden.

In overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, en om de veiligheid en rechtmatigheid van de gegevensverwerking te waarborgen, trachten wij altijd een (verwerkers)overeenkomst af te sluiten wanneer wij persoonsgegevens verwerken ten behoeve van een ander bedrijf, of wanneer wij persoonsgegevens laten verwerken door een ander bedrijf.

Verstrekking van gegevens aan derde landen

Gegevensoverdracht naar derde landen (landen buiten de Europese Unie resp. de Europese Economische Ruimte) vindt alleen dan plaats, voor zover dit wettelijk is voorgeschreven, of als u ons daartoe toestemming heeft verleend, of als dit noodzakelijk is ter uitvoering van de overeenkomst.

Onze onderneming draagt uw persoonsgegevens over aan de tot het concern behorende ondernemingen die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden, namelijk in Zwitserland. Getracht wordt de naleving van het gegevensbeschermingsniveau te waarborgen door bindende Standaard Contractuele Clausules (ook bekend als EU Modelclausules), zakelijke regelgeving inzake gegevensbescherming, enz.

Wanneer u bij ons een (online) product of dienst afneemt van een fabrikant of leverancier uit de Verenigde Staten, is het mogelijk dat er aanvullende maatregelen nodig zijn om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen, zoals een verwerkersovereenkomst met modelclausules die door de Europese Commissie zijn opgesteld. U wordt aangeraden om zelf te controleren of de betreffende partij de juiste maatregelen heeft getroffen. Bij grote partijen, zoals Microsoft, is dat in het algemeen het geval.

Veilige gegevensoverdracht

Teneinde de gegevens die bij ons zijn opgeslagen zo goed mogelijk te beschermen tegen toevallige of opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of toegang van ongeoorloofde personen, maken wij gebruik van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Zo is de verbinding tussen uw device en onze website altijd versleuteld (met SSL/TLS/HTTPS of een vergelijkbare techniek), waarbij altijd actuele versleutelingsprotocollen worden gebruikt. Daarnaast zorgen wij ervoor dat de systemen waarin uw persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt, afgeschermd zijn tegen toegang en gebruik door onbevoegden, door toegangscontrole en authenticatie (zoals wachtwoorden of multifactor-authenticatie). En uiteraard zorgen wij ook dat onze systemen regelmatig van (beveiligings)updates worden voorzien en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Bovendien bieden wij onze gebruikers bij het gebruik van contactformulieren en bij sollicitaties een content-encryptie (versleuteling van de inhoud) aan waarbij het decoderen van deze gegevens kan alleen door ons worden uitgevoerd en zullen wij met alle partijen die uw persoonsgegevens moeten verwerken voor de uitvoering van een overeenkomst met u een verwerkersovereenkomst sluiten om de veiligheid en rechtmatigheid van de gegevensverwerking te waarborgen.

Let wel, helaas is geen enkele gegevensoverdracht of opslagsysteem gegarandeerd 100% veilig. Afhankelijk van de stand van de technologie, de kosten van implementatie en de aard van de te beschermen gegevens, treffen wij technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van risico’s zoals vernietiging, verlies, wijziging en ongeautoriseerde bekendmaking van, of toegang tot, uw gegevens. Als u reden hebt om te denken dat uw interactie met ons of uw gegevens niet langer op een veilige manier worden verwerkt, neem dan onmiddellijk contact op met onze Privacy Afdeling via privacy.nl@arp.com.

Uiteraard heb uzelf ook een aantal verantwoordelijkheden om ervoor te zorgen dat de gegevens die u aan ons verstrekt naar uw beste weten juist, volledig en ‘up-to-date’ zijn. Voorts is het uw verantwoordelijkheid, als u gegevens van andere mensen met ons deelt, om die gegevens in overeenstemming met de lokale wettelijke eisen te verzamelen. Zo dient u dergelijke andere personen van wie u gegevens aan ons verstrekt te informeren over de inhoud van deze privacyverklaring en hun voorafgaande toestemming te verkrijgen. En wanneer u via ons producten of diensten aanschaft waarbij persoonsgegevens worden verwerkt en waarbij u zelf een (gebruiks)overeenkomst met de fabrikant of leverancier aangaat, wordt u aanbevolen om zelf te controleren of de fabrikant of leverancier naar uw maatstaven voldoende beveiligingsmaatregelen toepast voor de bescherming van persoonsgegevens.

Geautomatiseerde afzonderlijke beslissingen

Onze organisatie maakt geen gebruik van geheel geautomatiseerde verwerkingsprocessen om tot een beslissing te komen.

Mocht er over u op grond van automatische besluitvorming en/of profilering een negatief besluit zijn genomen, en u bent het hier niet mee eens, dan kan u contact opnemen met onze Privacy Afdeling via privacy.nl@arp.com. Wij zullen deze gegevens dan verwijderen.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Wijzigingen Privacystatement

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Toezichthoudende autoriteit

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies of vergelijkbare technologieën waarbij informatie op uw device wordt opgeslagen en/of uitgelezen. Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken, waarom en hoe, en wat uw keuzes daarbij zijn, klik hier voor ons cookiebeleid.

Contactgegevens verantwoordelijke organisatie en Privacy Afdeling

Een vraag of verzoek in verband met uw persoonsgegevens of ons privacybeleid kunt u te allen tijde richten aan:

ARP Nederland B.V.
Withuisveld 30
6226 NV Maastricht
+31 (0)43 855 00 00

Contactgegevens van de Privacy Afdeling privacy.nl@arp.com.

[1] De AVG definieert profilering als “elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen.”