Op 11 juni 2024 vond ons event ‘Optimaliseer jouw meetingruimtes’ plaats. We zien namelijk dat veel organisaties hun vergaderruimtes nog niet optimaal hebben ingedeeld voor hybride vergaderen. Dat is jammer, want zo laat je een hoop kansen liggen. Weet je wel hoeveel rendement je uit jouw meetingruimtes kunt halen als je ze optimaliseert?
We kijken terug op een geweldige dag vol nieuwe inzichten, inspiratie en veel interactie. We willen dan ook graag alle sprekers én deelnemers bedanken voor hun bijdrage. Het event vond plaats op een bijzondere locatie: Sportcentrum Papendal. We begonnen met een rondleiding langs de verschillende trainingslocaties van topsporters en vervolgens woonden we verschillende soorten sessies bij over het indelen en optimaliseren van meetingruimtes. Alles kwam aan bod: van de optimale vorm van vergadertafels tot akoestiek, licht, techniek en AV-oplossingen. Ook hadden we twee demo-ruimtes ingericht waar de deelnemers het verschil konden ervaren tussen een standaard meetingruimte en een geoptimaliseerde meetingruimte. De middag werd afgesloten met een leuke quiz waarbij team Groen als winnaar uit de bus kwam. Heb je het gemist? Op deze pagina kun je alles op je gemak teruglezen.
“Plug-and-play is eigenlijk een ouderwetse term uit de jaren ‘80. We willen helemaal geen plug-and-play meer nastreven. Tegenwoordig moet het zijn: direct play.”
– Onno Janssen van Bechtle
Was je erbij? Dan heb je nu antwoorden op vragen zoals:
- Hoe optimaliseer je meetingruimtes voor hybride vergaderen en zorg je voor gelijkwaardigheid tussen digitale en fysieke deelnemers?
- Wat is de ideale opstelling van een meetingruimte voor een optimale gebruikerservaring?
- Welke invloed heeft licht op de productiviteit en hoe pas je deze kennis toe in meetingruimtes?
- Waarom is gelijkwaardigheid in een hybride meeting belangrijk en hoe bereik je dit?
- Hoe beïnvloedt AI de (toekomstige) vergaderingen?
Key takeaways van het event
-
Licht en productiviteit
Licht heeft veel invloed op de productiviteit. Het regelt als het ware je hele slaapritme. Herken jij het dat je na een lange meeting moet gapen en je niet meer energiek voelt? Dat is te voorkomen door te zorgen voor voldoende lichtinval. Het juiste licht zorgt voor een hogere alertheid. En even belangrijk: het licht op de juiste plekken hebben. Het is belangrijk om zowel je werkblad, het scherm, en de gezichten goed belicht te hebben.
-
De drie pijlers van een optimale meetingruimte
Bij het ontwerpen van de optimale meetingruimte kun je drie zaken in het achterhoofd houden: eenvoud, hoorbaarheid & zichtbaarheid, en comfort. ‘Direct play’ is het uitgangspunt, iedereen moet goed zichtbaar en hoorbaar zijn, en de ruimte moet comfortabel zijn om er langere tijd in te spenderen.
-
Gelijkwaardigheid is essentieel
Binnen hybride vergaderingen is gelijkwaardigheid tussen digitale en fysieke deelnemers erg belangrijk. Elkaar goed kunnen zien en horen, zorgt voor betrokkenheid. Denk aan meerdere camera’s op ooghoogte en goede akoestiek. Als er geen gelijkwaardigheid is, zal de digitale deelnemer zich sneller buitengesloten voelen en de betrokkenheid zal afnemen.
-
Rendement komt voort uit productiviteit
Wil je rendement halen uit je meetingruimtes? Zorg er dan voor dat jouw medewerkers zich productief en energiek voelen in de ruimtes. Dit bereik je door ‘direct play’-apparatuur, verlichting, ventilatie en de juiste, ergonomische inrichting. Zorg ervoor dat een meeting soepel en vlot verloopt en dat je medewerkers elkaar goed kunnen zien en horen, zonder afleidingen.
“Hoe zorg je nou voor het juiste licht in meetingruimtes? Zorg ten eerste voor de juiste verlichtingssterkte. Is het te donker dan verlies je productiviteit, te fel is te overweldigend om lang in te zitten. Bij hybride vergaderingen moet de verlichting goed zijn op zowel het werkblad, de gezichten en de verticale vlakken in de ruimte. Zo zorg je ervoor dat iedereen productief blijft en de digitale deelnemers ook betrokken blijven.”
– Lisan Crommentuijn van Signify
Demo-ruimtes
Tijdens het event konden de bezoekers onze demo-ruimtes bezoeken. We hadden drie plekken ingericht: de thuiswerkplek, de doorsnee meetingruimte en de optimale meetingruimte. Op de thuiswerkplek konden deelnemers verschillende producten testen zoals noise cancelling headsets. De echte beleving speelde zich af in de twee andere ruimtes. De deelnemers werden in groepen ingedeeld en gingen verbinding met elkaar maken in de ruimtes.
De doorsnee meetingruimte
In de doorsnee meetingruimte waren de kabels niet goed weggewerkt. De ruimte was een beetje rommelig en donker met enkel sfeerverlichting in plaats van helder licht. Doordat het licht niet gelijk is in de ruimte, ontstaan er dubbele schaduwen en slagschaduw op de gezichten. Dan moeten we de vergadering gaan starten. Dat is nog niet zo eenvoudig. Waar is de meetingcode? Zijn alle kabels wel ingestoken? Waarom doet de camera het niet? Waar is de HDMI-kabel? Het lijkt wel eeuwen te duren voordat we verbinding hebben met de andere ruimte. Blijkbaar zijn we nauwelijks verstaanbaar en is er een echo, en ook ons beeld is niet optimaal. De camera en microfoon liggen onder het scherm, bij de rand van de tafel. Daardoor zijn deelnemers aan de andere kant niet verstaanbaar. Het beeld dat wij uitzenden, is enkel een overzicht van de ruimte. De digitale deelnemers hebben zo geen goed beeld van ons en kijken als het ware mee als een vlieg op de muur.
De optimale meetingruimte
Als we de optimale meetingruimte binnenlopen, lijkt het wel alsof we het daglicht instappen. Alles is helder verlicht: de muren, de tafel, en de mensen. Dit komt door de NatureConnect-verlichting die boven de tafel hangt. Dit is verlichting van Signify dat een dakraam simuleert. Het licht verandert ook mee met het daglicht. Zo blijft je biologische klok gelijk. Ook kun je handmatig het licht bijstellen indien gewenst. We starten de meeting met één druk op de knop, maar moeten nog even wachten op de deelnemers in de andere ruimte. Doordat er gebruik gemaakt wordt van een beamer in plaats van een scherm, kunnen we onszelf in de meetingruimte op ware grootte zien. We worden allemaal naast elkaar weergegeven. Dit is fijn voor digitale deelnemers. Zij voelen zich betrokken omdat ze elke deelnemer goed in beeld hebben, in dezelfde uitsnede en goed uitgelicht. Ook zijn de deelnemers die aan tafel zitten duidelijk hoorbaar. Omgevingsgeluid wordt slim weg gefilterd.
“We zien steeds vaker een beamer in de ruimte in plaats van een scherm. De kwaliteit en techniek van beamers hebben de laatste jaren flinke sprongen gemaakt. Omdat je meer oppervlakte gebruikt, kun je ook meer tonen. En je kunt de digitale deelnemers op ware grootte en op ooghoogte in beeld brengen.”
– Thijs Stobbelaar van Bechtle
Bekijk alle meetingruimtes in virtual reality
Ben jij benieuwd naar verschillende soorten meetingruimtes? Alle deelnemers van dit event hebben een VR-bril gekregen en een QR-code waarmee ze virtueel op ons kantoor in Eindhoven kunnen lopen. Daar hebben we verschillende soorten opstellingen en AV-oplossingen die perfect op elkaar zijn afgestemd voor een optimale medewerkerservaring – of het nou een snelle brainstormsessie is of een hybride vergadering. Wil jij ook een kijkje nemen? Vraag dan nu gratis en vrijblijvend jouw VR-bril aan via onderstaande button.
Expertsessies
Setting the scene: Rendement halen uit vergaderingen
“Kunnen jullie mij horen?”
“Wacht ik ben nog even koffie aan het zetten. En nu, ben ik nu verstaanbaar?” Bij het aankondigen van Kees Janssen, Teamlead ITS Front End en Hardware Solutions Front-end bij Bechtle, wordt een digitale vergadering gesimuleerd. En wat we horen is helaas een bekend verhaal voor velen. De toon wordt meteen gezet voor deze middag: een informele setting waar ook gelachen mag worden, maar wel serieuze zaken worden aangesneden. Kees stelt hardop de vraag “Rendement halen uit vergaderingen, hoe doe je dat?”. Hoe kun je meetingruimtes omtoveren van kostenpost tot rendabele ruimte? Het draait allemaal om productiviteit, focus, aandacht, concentratie… Kees merkte bijvoorbeeld tijdens zijn studie Bedrijfskunde dat hij zich veel beter kon focussen met een noise cancelling headset. Hij praat over de opkomst en ontwikkeling van noise cancelling headsets en smartlampen. Want ook verlichting speelt mee. Smartlampen hebben bijvoorbeeld vaak een concentratiestand, waardoor je het optimale licht hebt om productief te blijven. “De juiste ingrediënten op het juiste moment bij elkaar brengen, zorgt voor verhoogde productiviteit”, aldus Kees. En dat is precies waar het event vandaag om draait. De sessies die volgden, zouden precies uitleggen hoe je ervoor kunt zorgen dat je meer rendement uit jouw meetingruimtes haalt.
Het ontwerp van een meetingruimte
Maar hoe ontwerp je nou de optimale meetingruimte voor hybride vergaderen? Onno Janssen, Audiovisueel consultant bij Bechtle, vraagt het publiek: “Wat heb je allemaal nodig in een vergaderruimte?” Vanuit de zaal wordt geroepen: een camera, stoelen, tafel, licht, ventilatie, room booking, akoestiek enzovoorts. Volgens Onno kun je al deze zaken in drie niveaus indelen. Het eerste niveau is de kern. Vergelijk het met een autorit. De basis van de auto is de essentiële onderdelen. De basis is altijd ingericht op betrouwbaarheid, eenvoud en stabiliteit. Maar een ritje naar de supermarkt is anders dan een reis naar Zuid-Spanje. Dan wil jij meer comfort. Hetzelfde geldt voor meetingruimtes. Het tweede niveau is de audiovisuele invulling. Belangrijk zijn kijkhoek, camera en akoestiek. Als je inbelt, wil je ook alle non-verbale communicatie goed kunnen zien. Hiervoor is de juiste camera die elke deelnemer apart in beeld brengt en goede verlichting cruciaal. Te veel slagschaduw in een gezicht kan de beleving al beïnvloeden. Andersom is zicht ook belangrijk. Daarom zie je tegenwoordig vaak schermen met een matte coating in plaats van glanzend. Voor de audio is absorptie, isolatie en een stukje privacy belangrijk. Het derde niveau is gelijkwaardigheid en samenwerking. Denk hierbij aan camerapositie, een digitaal whiteboard en tafelconfiguratie. Een reuleaux-driehoek tafelvorm bevordert samenwerking en betrokkenheid. Daarbij zijn namelijk de afstand, kijkhoek en zichtlijnen ten opzichte van elkaar én het scherm korter. Ten slotte moeten we ook ergonomie niet vergeten. Het is eigenlijk raar dat werkplekken wel aan ergonomische richtlijnen voldoen, maar vergaderruimtes vaak niet. Een scherm op ooghoogte, goede stoelen en de juiste kijkhoek helpen al veel.
Optimaal rendement uit je vergadering halen met de juiste verlichting
“Kunnen jullie mij zien?”
Het licht gaat uit voor de volgende sessie. “Kunnen jullie mij zien?” horen we Lisan Crommentuijn, Business Development Manager NatureConnect by Signify, vragen. “Nou nog niet zo goed. Doet je camera het wel? Misschien moet je het klepje van je webcam nog even openschuiven.” Dit is natuurlijk een grapje, maar het komt vaker voor dan ons lief is. Tegenlicht, slecht tl-licht, te weinig licht... het komt regelmatig voor bij hybride vergaderingen. Lisan gaat het hebben over de invloed van (dag-)licht en verlichting. Licht zorgt ervoor dat we beter functioneren en ons goed voelen. In 2002 is ontdekt dat we een derde receptor in ons oog hebben die niets te maken heeft met wat we zien, maar onze biologische klok regelt en van invloed is op hoe we ons voelen. Deze lichtgevoelige cel reageert met name op het blauwe gedeelte van het lichtspectrum. Als je hier dus rekening mee houdt met de verlichting in vergaderruimtes, steunt verlichting het behoud van alertheid en focus tijdens vergaderingen. Ook de hoeveelheid licht speelt een rol. Een doorsnee vergaderruimte zou een luxniveau van 500 lux moeten hebben, mits er daglicht is. Anders dient dit 750 lux te zijn. Dit terwijl een zonnige dag een luxwaarde van 80.000 tot 100.000 lux heeft. Omdat we 90 procent van onze tijd binnenshuis spenderen, leven we biologisch gezien dus in het donker. Daarom ben je ook vaak zo moe na een lange vergadering. Naast het lichtniveau speelt ook de plek van licht een rol. Denk aan de koplampen van een auto: licht moet daar zijn waar het nodig is. Vroeger, voor de opkomst van hybride werken, keken we naar ons horizontale werkblad. Nu kijken we veelal naar een verticaal scherm tijdens het werk, en ook bij vergaderingen. Het licht is vaak nog niet afgesteld op deze verandering. Signify loopt hierop voor met hun NatureConnect-oplossing. Dat is verlichting die een dakraam simuleert en ook meegaat met het ritme van daglicht. Deze verlichting was ook te zien in onze optimale demo-ruimte.
NDA-sessie HP|Poly
Deze sessie gaat niet zozeer over wat er nu allemaal beschikbaar is, maar over wat de toekomst ons gaat brengen. En specifiek de komende maanden. In de toekomst gaat er steeds meer met meerdere camera’s gewerkt worden in vergaderruimtes. Met meerdere camera’s zorg je ervoor dat elke persoon goed in beeld komt. Dat wil zeggen in een goede uitsnede en ‘en face’. Ook wordt er steeds vaker AI ingezet bij vergaderingen. Denk aan speaker recognition, transscripts en samenvattingen. HP|Poly maakt vooral gebruik van AI bij audio en video. Zo wordt bij active en passive noise cancelling het omgevingsgeluid slim weg gefilterd. Bij video kun je denken aan het inzoomen op de spreker, group framing, en lege plekken aan de vergadertafel niet in beeld brengen. Ook worden mensen herkend. Zo wordt bij het gebruik van drie camera’s de gefilmde persoon drie keer in beeld gebracht. Dit wordt herkend en het meest optimale beeld (meestal vooraanzicht) wordt gekozen en verzonden. Als een persoon zich draait of beweegt waardoor het gekozen beeld niet meer het beste is, wordt een ander, beter beeld verzonden. Ook de snelheid waarmee de beelden omschakelen, zijn handmatig instellen. Dit allemaal draagt bij aan de beleving van de digitale deelnemer. De visie van HP|Poly is dan ook: Total equity between those in the room and those who are anywhere else. Vervolgens worden er nog nieuwe – en toekomstige- producten van HP|Poly uitgelegd. Maar deze informatie is vooralsnog alleen voor onze deelnemers.
Inspiratiesessie: sportspreker Esther Vergeer
We sluiten de dag af met een inspiratiesessie. Omdat we op Papendal te gast zijn, hebben we een topsportster uitgenodigd om te komen spreken. In interviewvorm met onze host Gijs vertelt Esther Vergeer open en eerlijk over haar ervaringen als ’s werelds meest succesvolle sportster met een handicap. Ook vertelt ze over haar ervaringen met vergaderen. Zij vergadert normaal met mensen over de hele wereld en haar sporters die altijd on-the-go zijn. Wat ze vandaag heeft gezien daar kan Team NL nog iets van leren, zegt ze. Indrukwekkend is haar verhaal over het omgaan met tegenslagen en doorzettingsvermogen. Motivatie en enthousiasme zijn hierbij de sleutelwoorden. Met passie deelt Esther haar ervaringen als Zevenvoudig Paralympisch kampioen rolstoeltennis en Chef de Mission Paralympische Spelen. Er werden veel vragen vanuit het publiek gesteld en de deelnemers ervaarden deze sessie al zeer waardevol.
Ben jij klaar om je meetingruimtes te optimaliseren?
Is het tijd om jouw meetingruimtes te upgraden? Op onze website vind je meer informatie over moderne meetingruimtes. Ook kun je een virtueel kijkje achter de schermen nemen bij onze verschillende meetingruimtes op ons kantoor.
Lees meer
