Home » Printing & Imaging » Document en Printoplossingen

IT meets printing, printoplossingen op maat

Alleen betalen voor wat je print.

Je wilt zo voordelig mogelijk printen én kunnen vertrouwen op maximale uptime van jouw printers. Je wilt een oplossing die naadloos aansluit op jouw printbehoefte én zo flexibel mogelijk is als die behoefte morgen weer anders is. ARP biedt de oplossingen die je zoekt: schaalbaar, flexibel, merkonafhankelijk en volledig kostentransparant. 

Flexibel printen
Anno 2019 sluiten we steeds meer zaken af op het moment dat we ze daadwerkelijk nodig hebben. Immers, waarom zou je betalen voor iets wat niet gebruikt wordt? Maar hoe is dit voor jouw organisatie geregeld met betrekking tot jouw printers?

De kans is aanwezig dat jouw printercontract gebaseerd is op een minimaal af te nemen volume en dat het aantal printers vast staat voor de duur van het contract. In een wereld waar digitalisering en veranderingen in organisaties aan de orde van de dag is, is het qua printing helaas nog ouderwets geregeld. Past jouw contract nog wel bij jouw huidige wensen en vooruitzichten?

Wij vinden dat een printcontract flexibel moet zijn. Je wilt graag een beheerde printomgeving met alle voordelen van dien, maar wel op een manier die past bij de bewegingen die jouw organisatie maakt.

Daarom biedt ARP drie garanties:

  • Je betaalt alleen voor daadwerkelijk gemaakte afdrukken

Wij doen niet aan volumeverplichtingen. Dus ook als je een maand niet of minder print; je betaalt alleen voor hetgeen dat je daadwerkelijk print. Wel zo makkelijk als je te maken hebt met bijvoorbeeld seizoensinvloeden of als je vooral print op projectbasis. Hoe dan ook; altijd volledig gebaseerd op daadwerkelijk gebruik.

  • Op- en afschalen gedurende het contract is mogelijk

Wat de toekomst brengt weten we niet. Wat we wel zeker weten is dat de wereld continu aan het veranderen is. Dat geldt ook voor jouw organisatie. Daarom bieden wij de flexibiliteit die past bij jouw organisatie. Wil je de mogelijkheid hebben om het aantal printers gedurende de looptijd aan te passen, zónder dat dit consequenties heeft voor de afloopdatum? Geen probleem!

  • Investeren in hardware is niet nodig

Wil je gebruik maken van beheerd printen, waarin alle verbruiksmaterialen, reparaties en service bij inbegrepen zit? Maar heb je een printerpark dat nog prima functioneert? Wij bieden de flexibiliteit om het beheer van jouw bestaande printers over te nemen, zónder dat een hardware investering vereist is.

printing & imaging Print oplossingen

Documentoplossingen
Digitalisering en daarmee ook documentoplossingen zijn aan de orde van de dag. Is het niet vanwege milieutechnische redenen, dan is het wel om efficiënter te gaan werken. Maar wat kan ARP hier voor je in betekenen binnen het kader van printing?

Een geprint document is een vorm van output van jouw bedrijfsprocessen. Het document is daarmee een integraal onderdeel van jouw processen. Maar is het wel de meeste effectieve en efficiënte vorm om jouw processen mee te ondersteunen? Of zijn er betere oplossingen?

Wij benaderen de uitdagingen binnen jouw bedrijfsprocessen vanuit een breed perspectief, niet puur vanuit een printing gedachte. Een geprint document is voor ons geen doel; een optimaal ingericht bedrijfsproces wél. Daarom praten wij liever over documentoplossingen in plaats van printoplossingen.

Print en digitaal samen

Digitaliseren
Digitaliseren is geen doel op zich; het verbeteren van IT-informatiestromen binnen jouw organisatie is dat wel. Een efficiënt ingericht bedrijfsproces zorgt immers voor een snellere doorlooptijd én kan tijd en kosten besparen. Er valt vaak een forse besparing te realiseren door eenvoudige of complexere handmatige stappen te automatiseren. De multifunctionele printer kan hier een centrale rol in spelen. Wij maken een analyse van de informatiestromen binnen jouw organisatie en stellen oplossingen voor die gaan zorgen voor een versoepeling van jouw informatiestromen.

Digitalisering is een ruim begrip. Daarom benaderen wij dit vanuit de onderwerpen:

  • Scannen, verwerken en opslaan. De mogelijkheden tot het verwerken van ‘analoge’ informatie zijn bijna eindeloos. Vaak is een vaste structuur te ontdekken in de documentatie die binnen jouw bedrijfsprocessen gebruikt wordt. Middels deze structuur kunnen wij een automatisering realiseren. Informatie in de documenten kunnen we extraheren en verwerken, bijvoorbeeld door formulieren automatisch in te vullen of goedkeuringen aan te vragen, zónder dat een handmatige actie vereist is. Zodra het document verwerkt is, zorgen we dat het netjes opgeslagen wordt op de juiste locatie; ongeacht of dat een document management systeem is, een netwerkfolder of een SharePoint library.
  • Optimalisatie gebruik huidige mogelijkheden. Onbekend maakt onbemind. Wellicht is er met jouw huidige hard- en software op kantoor al genoeg potentieel om te digitaliseren, maar zijn de beschikbare functionaliteiten onbekend. Omdat wij breder naar jouw organisatie kijken, dan naar printing alleen, kunnen wij je optimaal adviseren over een betere inzet van de huidige mogelijkheden.
  • Bewustwording. Printgebruik wordt vaak bepaald door aangeleerd gedrag. De snelste winst is te behalen door eindgebruikers bewust te maken van hun eigen printgedrag. Dit doen wij door campagnes en workshops te organiseren die het bewustzijn vergroten over de assen ‘Kosten’ en ‘Milieu-impact’.
Print digitalisering, print en digitaal samen

Papierloos werken
Een concept dat steeds meer in populariteit groeit, is het papierloos werken. In hoeverre volledig papierloos werken realiseerbaar is, verschilt van organisatie tot organisatie. Maar het idee om zoveel mogelijk papierloos te gaan werken heeft ontegenzeggelijk verschillende voordelen:

  • Beveiliging: door minder losliggende documenten is er minder kans op een datalek, mits de digitale data goed wordt afgeschermd;
  • Milieubesparing: minder papierverbruik leidt tot minder houtkap en CO2 uitstoot;
  • Kostenbesparing: ieder geprint document kost geld, los van of dit nu per toner of per pagina wordt afgerekend;
  • Procesverbetering: geautomatiseerde processen zijn goed te traceren en te verbeteren. Daarnaast zijn handmatige, analoge processen foutgevoeliger.

Neem vrijblijvend contact op met onze Document experts

Sluit Menu